社会人や就活生にとって、電話は重要なビジネスコミュニケーションツールです。
本記事では、電話の基本マナー（かけ方・受け方・切り方）を分かりやすく解説します。
よくある失敗例と対策もあわせて紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
***目次***
【ビジネス電話マナー】社会人の基本対応と失礼のない言葉遣い
ビジネスの電話対応は、企業の第一印象を左右する重要なスキルです。
本記事では、電話の「かけ方」「受け方」「切り方」の3つのシチュエーションに分けて、押さえておきたい基本マナーと正しい言葉遣いをシンプルに解説します。
1. ビジネス電話の「かけ方」8つの基本
相手の時間を割いてもらっている意識を持ち、事前の準備と配慮を徹底しましょう。
・用件と資料の事前準備
話す内容をメモにまとめ、筆記用具やスケジュール帳を用意してから発信します。
・正確な名乗りと挨拶
「いつもお世話になっております。〇〇会社の〇〇と申します」と、社名と名前をはっきり伝えます。
・ 配慮した時間帯の選択
始業直後や昼休み、終業間際は避け、10:00〜11:30、14:00〜16:30の架電が無難です。
・明瞭で聞き取りやすい発声
普段より少し高めのトーンで、ゆっくり丁寧な発音を意識します。
・傾聴と適切な相づち
相手の話に集中し、適切なタイミングで相づちを打って要望を正確に把握します。
・ 正しいビジネス敬語の徹底
横柄な態度や馴れ馴れしい言葉遣いは厳禁。
「〜です・ます」をベースに丁寧な言葉を選びます。
・不在時の対応パターンの用意
担当者不在時は、戻り時間を確認し「改めてかけ直す」か「折り返しを希望する」かを伝えます。
・重要事項のメールフォロー
口頭で決まった納期や重要事項は、通話後にメールで再確認を送ると行き違いを防げます。
2. ビジネス電話の「受け方」5つの基本
電話を受ける側は「会社の顔」です。迅速かつ丁寧な対応で安心感を与えましょう。
・ 3コール以内の迅速な応答
3コール以上待たせてしまった場合は、「大変お待たせいたしました。〇〇会社でございます」とお詫びを添えます。
・ 明るい「笑声（えごえ）」の意識
声だけで表情を伝えるため、笑顔を浮かべるイメージでワントーン明るい声で応対します。
・相手の社名・氏名の正確なメモ
名乗られたら必ずメモを取り、聞き取れなかった場合は「恐れ入りますが、もう一度お名前を伺ってもよろしいでしょうか」と確認します。
・ 丁寧な相づちと復唱確認
「はい」「さようでございますか」と復唱を交えながら、用件を正確に把握します。
・不明点は保留にして確認
自分が分からない質問には曖昧に答えず、「確認いたしますので少々お待ちください」と保留にし、担当者へ引き継ぎます。
3. ビジネス電話の「切り方」4つのポイント
最後の1秒まで丁寧に行うことで、プロフェッショナルな印象を維持できます。
・感謝と締めの挨拶
用件終了後は、「お忙しいところありがとうございました」「失礼いたします」と必ず一言添えます。
・決定事項の要約と復唱
スケジュールや重要事項がある場合、切る直前に「それでは、〇日の〇時にお伺いいたします」と確認を挟みます。
・ 丁寧な切断（基本はかけた側から）
原則は「かけた側」から切りますが、相手が顧客や取引先の場合は、相手が切るのを待ってから受話器を置きます。
・通話後のタスク処理（フォローアップ）
電話を切ったら、約束した納期やスケジュールを即座に社内システムや手帳に反映させ、次の行動へ移ります。
【就活電話マナー】面接調整や問い合わせで好印象を与える10の秘訣
本記事では、面接の日程調整や問い合わせの際に役立つ基本マナーと成功の秘訣を、3つのステップに分けて簡潔に解説します。
1. 電話をかける前の「事前準備」
いきなり発信せず、万全の準備を整えることが成功への近道です。
・企業情報と資料の手元用意
社名・担当者名、スケジュール帳、筆記用具を必ず手元に用意します。
・適切な時間帯の選択
始業直後、昼休み（12〜13時）、終業直前（17時以降）は避け、10:00〜11:30または14:00〜16:00にかけます。
2. 電話中の「受け答え」と「正しい言葉遣い」
明るくはっきりとした声で、結論からシンプルに話すのが基本です。
・大学名と氏名の明確な名乗り
「〇〇大学の〇〇と申します。
採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」と丁寧に取次ぎを依頼します。
・ 電話の目的（用件）の簡潔な伝達
担当者につながったら用件を告げ、「今、3分ほどお時間をいただいてもよろしいでしょうか」と状況を配慮します。
・日程調整への柔軟な対応：
・OKな場合
「はい、そちらの日時で伺わせていただきます。
ありがとうございます」
・NGな場合
「申し訳ございません。あいにくその日は講義（試験）があり伺うことができません。
誠に恐縮ですが、別の日程をご提示いただくことは可能でしょうか」
・質問数の先出し
問い合わせ時は「確認したい点が2点ほどあるのですが、今よろしいでしょうか」と件数を最初に伝えると親切です。
・集中した傾聴と復唱メモ
相手の話に集中し、日時や場所などの重要事項は「復唱いたします」と必ず声に出して確認します。
・明瞭な言葉遣いの徹底
「えっと」「あの」といった無駄な言葉は避け、ビジネスを意識した敬語を使います。
3. 電話の「切り方」と「事後フォロー」
最後の1秒まで丁寧な対応を心がけることで、好印象をキープできます。
・ 感謝の伝達と静かな切断
「お忙しいところお時間をいただきありがとうございました。失礼いたします」と述べ、担当者が切ったのを確認してから受話器を置きます。
・メールでのフォローアップ
日程調整の完了後は、お礼と日時確認を兼ねたメールを送っておくと、熱意が伝わり行き違いも防げます。
【要注意】ビジネスで信用を失う電話マナーの失敗例と改善策
電話対応の小さなミスは、会社全体のイメージダウンに直結します。
本記事では、電話の「かけ方」「受け方」「切り方」でやってしまいがちなNG例と、すぐに実践できる改善策をシンプルに解説します。
1. 電話を「かける時」のNG例と対策
発信側は、相手の時間を奪わないための事前準備と配慮が必要です。
・ 名乗らずに用件を始める
NG
開口一番に「〇〇さんいますか？」と話し始める。
対策
挨拶、会社名、部署名、氏名をセットで名乗るのが鉄則です。
・相手の名前や役職の間違い
NG
思い込みで発音したり、役職を間違えて呼びかける。
対策
名刺やHPで事前に正確な情報を確認し、メモを見ながら話します。
・ 用件未整理による長電話
NG
「えっと…」と沈黙が続いたり、結論が見えない。
対策
話す順番（結論→理由→詳細）をメモにまとめてから発信します。
・保留にせず相手を待たせる
NG
受話器を手で押さえただけで、社内の会話が丸聞こえの状態で待たせる。
対策
必ず保留音を流し、30秒以上かかる場合は一度切って折り返します。
2. 電話を「受ける時」のNG例と対策
着信側は「会社の顔」です。丁寧で誠実な対応を心がけましょう。
・無愛想・トーンが低い
NG
ボソボソと話したり、「はあ」「ええ」と冷淡な相づちを打つ。
対策
普段よりワントーン高い明るい声を意識し、丁寧に応対します。
・相手の話を途中で遮る
NG
相手が話している最中に「それは違います」と言葉を被せる。
対策
まずは相手の言い分を最後まで聞き、受け止めてから説明を始めます。
・不明点への曖昧な態度
NG
「分かりません」「担当がいないので知りません」と突き放す。
対策
「私では分かりかねますので、確認して担当より折り返します」と誠実に対応します。
3. 電話を「切る時」のNG例と対策
最後の1秒まで丁寧さを保つことが、プロとしての信頼につながります。
・締めの挨拶（感謝）の失念
NG
用件が終わった瞬間に、次の挨拶をせず無言になる。
対策
「お忙しいところありがとうございました」「失礼いたします」と必ず一言添えます。
・受話器をガチャンと乱暴に切る
NG
挨拶が終わる直前に、勢いよく受話器を置く。
対策
相手が切ったのを確認するか、フック（切断ボタン）を指で静かに押してから受話器を置きます。
まとめ
ビジネスや就活における電話マナーの基本は、「事前の準備」と「相手への配慮」の2点に尽きます。
かけ方・受け方・切り方の正しい型を身につけ、やってしまいがちなNG例を避けるだけで、相手に与える安心感や信頼度は劇的に向上します。
焦らず丁寧な応対を心がけ、プロフェッショナルなコミュニケーションを目指しましょう。
