社会人や学生、そして就活生にとって、電話もビジネスコミュニケーションツールの一つとして重要です。
直接電話を利用して、相手と会話するための対応や知識を深めるのは、成功に向けた一歩と言えます。
今回は、電話の基本マナー、社会人や就活においての電話対応について解説します。
また、電話マナーでの失敗例も紹介します。
***目次***
ビジネス電話マナー！社会人の対応と失礼のない言葉遣いは？
（ビジネスの電話マナー：かけ方）
①電話の前に準備をする
･･･目的を明確にし事前に整理して、必要な情報や文書を用意。
メモ用紙や筆記具、カレンダーなども手元に置く。
②適切な挨拶
･･･電話をかけた際は、相手に適切な挨拶をして、会社名、名前を正確に伝える。
・「〇〇会社の〇〇と申します。いつもお世話になっております」
などと挨拶を述べるのが定番。
その後に相手の名前を使うことも大切。
・「〇〇部の〇〇課長は、いらっしゃいますでしょうか？」と相手に伝える。
③はっきりと話す
･･･はっきりとした声音でゆっくりと話し、語彙力と発音にも注意し、相手に伝わりやすくする。
④聞き手に焦点を当てる
･･･相手の話に注意を払い、適切なタイミングで相づちを打ったり質問をする。
⑤失礼のない言葉遣い
･･･失礼な言葉遣いや冗談は避け、横柄な態度や、タメグチ、否定的な表現は絶対避けること。
⑥相手が不在の場合
･･･出勤日を確認、出社前のときは、出勤時間を確認する。
・「〇〇日には、出勤されていますでしょうか。」
・「出勤時間は、何時頃の予定でしょうか。」
・「わかりました。こちらから改めてご連絡差し上げます。」
・「恐れ入りますが、お電話を頂きたい旨をお伝えいただけますでしょうか。」
⑦事後のフォローアップ
取り決めたことを、後でメールや手紙で確認し、感謝の意を表すと良い印象を与える。
⑧時間帯に気をつける
･･･早朝や遅い夜は避け、相手のスケジュールに配慮する。
勤務時間が9：00～17：00の場合、9：30～11：30か13：30～16：30が無難。
始業時間には朝礼やミーティングをする会社が多く、終業時間も遠慮した方が良い。
（ビジネスの電話マナー：受け方）
①迅速な応答
･･･電話が鳴ったら、3コール以内に出るのがマナー。
3回以上鳴った場合は
・「お待たせしました。〇〇会社でございます。」
・「お待たせしました。〇〇会社〇〇でございます。」
と答えるのが基本。
・「おはようございます」「大変お待たせしました」「お電話ありがとうございます」
と付け加えることも良い。
②正しい挨拶
･･･明確に自分の名前と会社名を伝える。
・「おはようございます。〇〇会社〇〇でございます。」
③素早い識別
･･･相手の名前や会社名が、ディスプレイ表示される場合、それに基づいて対応する。
④笑顔を声に込める
･･･声だけが相手に伝わります。
笑顔で声に温かみを持たせることで、好印象を与えることができます。
⑤注意深い聞き手であること
･･･相手が話す内容に集中し、タイミング良く相づちを打ったり要点を把握する。
⑥適切な対応
･･･相手の要求や質問に対して、適切に答えること。
不明確な点があれば、尋ねることを躊躇しないように。
（ビジネスの電話マナー：切り方）
①挨拶と感謝の表明
･･･終了する時は、挨拶をし感謝の意を示す。
・「失礼いたします」「ありがとうございました」「お世話になりました」など。
②要約と確認
･･･重要な情報や決定事項が含まれる場合、最後に要約して合意事項や、次のステップについて確認し誤解を防ぎます。
③敬意を払う
･･礼儀正しい言葉遣いやトーンで話す。
④スムーズな切り方
･･･電話をかけた方が切るのが基本。
相手がお客様だとか、取引先の場合は、相手が切るのを待ってから切る。
⑤フォローアップ
･･･フォローアップが必要な場合、電話を切った後でそれに取り組むことを約束する。
納期やスケジュールを相手に伝えることが重要。
これらのポイントを守ることで、ビジネスの電話マナーを向上させ、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
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就活電話マナー！面接や問い合わせの成功の秘訣
就活では、電話マナーをきちんと身につけておくと、相手に好印象を与えます。
（就活電話のマナー：成功の秘訣）
①事前の準備
･･･相手の名前や役職、会社情報、質問事項などを事前に確認する。
②電話をかける時間帯
･･･時間帯は、始業直後や昼休み、終業直前、夜遅い時間は避ける。
③適切なタイミングを選ぶ
･･･面接の日程は慎重に選ぶ。
就活生として、面接の日程調整は、相手の都合に合わせることも重要。
・日程に問題が無いとき
･･･「はい、その日時で問題ありません」
・日程に都合が悪いとき
･･･「申し訳ありません。その日は都合が悪く参加できません。誠に恐縮ですが、別の日時をお願いできないでしょうか？」
と丁重にお願いします。
④自己紹介をする
･･･明確に自分の名前と学校名など自己紹介をする。
・「おはようございます。私は、〇〇大学〇〇と申します。人事の担当の方はいらっしゃいますでしょうか。」
・「私は、〇〇大学の〇〇と申しますが、求人担当者の方をお願いします」
⑤目的を明確に伝える
・「求人のことでお尋ねしたいのですが、少々お時間をいただいてよろしいですか？」
・「面接のことで、お尋ねしたいのですが、お時間の都合はどうでしょうか」
などがあります。
⑥聞き手に徹する
･･･注意深く聞き、質問に対してしっかりと考え適切に反応する。
⑦質問を用意する
･･･面接や問い合わせ時には、質問を用意しておく。
・「五問ほど教えていただきたいことがあるのですが」
とどの程度の質問があるのかを、前もって伝えることも良いでしょう。
⑧簡潔な言葉遣い
･･･簡潔かつ明瞭な言葉遣いし、長文や複雑な表現は避け、要点を伝えることが大切。
⑨ありがとうと挨拶で終える
･･･電話を終了する際には、相手に感謝の意を示し挨拶をする。
「お忙しいところ、大変ありがとうございました。失礼いたします。」
などと伝える。
⑩フォローアップ
電話の後メールや手紙を送ることで、相手に対する熱意や興味を示しましょう。
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電話マナーに気を付けよう！かけ方・受け方・切り方の失敗例とは？
電話マナーの失敗例には、以下のものがあります。
（かけ方の失敗例）
①相手の名前を間違える
･･･相手の名前を正確に確認せず、誤って呼びかけることは失礼。
②用件が不明確
･･･目的を伝えずに電話をかけると、相手に混乱を招く。
③長すぎる待ち時間
･･･電話中に待たせる時間が長すぎると、相手は不快に感じる。
④会社名や名前を名乗らない
･･･会社名や名前を名乗らず、いきなり会話を始めると、相手は困惑する。
（受け方の失敗例）
①無礼な態度
･･･電話を受けた際は、丁寧な挨拶と対応が重要。
②遮ること
･･･相手が話している時に遮るのは失礼であり、コミュニケーションの円滑さを妨げる。
③質問に対する無関心
･･･相手の質問や要望に対して、無関心な態度をとると印象を悪化させる。
（切り方の失敗例）
①無礼な切り方
･･･無礼な言葉やトーンで切ることは、相手を怒らせます。
②挨拶を忘れる
･･･電話を切る際に挨拶や感謝の意を忘れないようにする。
③急いで切る
･･･急いで電話を切ることは、相手に対する無礼です。
適切な挨拶と終了を心がけましょう。
これらのような失敗をすると、個人はもちろん、会社や学校なども含めて不信感を持たれます。
礼儀正しい態度とコミュニケーションスキルを持って、電話の成功率を高めることが大切です。
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まとめ
ビジネスや就活などで、電話をかけることや受取ることはよくあることです。
言葉遣いや対応によって、相手に不信感を与えることは避けなければなりません。
電話の基本マナーをしっかり守り、今後のキャリアの成功につなげましょう。
