職場では、人事異動や退職、新入社員の入社、出張や派遣など、様々な出会いと別れや激励をする親睦会の宴会がよく開かれます。
これらの宴会では、送迎会、送別会、歓送会、激励会、壮行会などという言葉が使われますが、どのような違いがあるのか、正確に理解している人は意外と少ないかもしれません。
そこで本記事では、職場で行う宴会の違いと対象者はだれか？親睦会幹事の準備ポイント、宴会成功への重要ポイントについて解説します。
○○会の名称の意味を理解し、幹事としての知識として参考にしてください。
***目次***
送迎会・送別会・歓送会・激励会・壮行会の違いと対象者は？
（送迎会）
人事異動などで新しく来る人と離れる人の両方を歓迎・送別するための会です。
送別会と歓迎会を一緒に開催するもので、「歓送迎会」と呼ぶことも多いです。
対象者
･･･退職者、職場から他へ異動した人、職場に異動してきた人・新入社員・中途採用者など新しく職場に加わる人。
一般的に来る人、去る人が対象なので、地位の上下は関係ありません。
（送別会）
異動、転勤、退職などで、組織や職場から離れる人を送る会です。
あくまでもその時点で職場を離れる人なので、異動や転勤で戻ってくる場合もあります。
対象者
･･･退職者、異動する人、転勤者、転職者など職場を離れる人で、これも地位は関係ありません。
（歓送会）
職場を離れる人を送るのは送別会と同じですが、主に現在の地位よりも上位の立場になるとか、お祝いの意味が強く、ねぎらいや温かく送り出す会です。
結婚して会社を辞めることもお祝いごとですが、栄転や出世とは違うので、この場合は送別会になります。
対象者
･･･栄転者、昇進者、海外赴任者、転勤者などで職場から離れますが、あくまでも栄転や出世した人が対象です。
一般的な異動で職場が変わる人は、対象ではありません。
（激励会）
人事異動や栄転、退職などとは関係なく行われる会で、開催時期は決まっていません。
会社や職場に関係する、しないに関わらず、何らかの大会や重要なプロジェクトやイベントに参加するとか、挑戦する人を激励する会です。
職場や有志、個人単位などで行いますが、規模は決まっていません。
激励する内容は特に決められていないので、周りの人が激励したい場合に行われます。
ただし、やるやらないは周りの人が決めることなので、行事的なものと異なり、行われないこともあります。
対象者
･･･大会出場者、プロジェクトメンバー、何らかのイベントの参加者、資格試験の受験者、何かに挑戦する人などが対象です。
（壮行会）
海外への長期出張、派遣、海外赴任、留学、期限付き異動、会社を代表するイベント参加などへの激励と今後の活躍を期待するのが主な目的です。
会社を離れても戻ってくるのが前提で行われ、送別会よりも盛大に行われるのが一般的です。
対象者
･･･会社や職場を一時的に離れる人、異動するわけではないが職場から離れる人などのうち、やがて職場に戻ってくる人が対象です。
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職場の親睦会をスムーズに進める幹事の準備ポイントは？
職場の親睦会をスムーズに進行させ、参加者が楽しめる会にするためには、幹事の事前準備と当日の配慮が重要です。
幹事が押さえておきたいポイントを「準備段階」「当日運営」「事後対応」の三つに分けてまとめています。
（準備段階のポイント）
・目的を明確化する
･･･交流を深めるのか、歓送迎会なのか、季節のイベントなのかなど、親睦会の目的を明確にして目的に合った内容を考えます。
・会費を設定する
･･･親睦会の行事であれば、過去の同じ親睦会の予算を参考にして、予算内に収まる範囲で設定します。
臨時的に会費を集める場合は、目的に合わせた適切な金額を設定し、出欠アンケートを取るときに金額と臨時的に集めることを会員に伝えます。
・日程・参加人数の把握
･･･親睦会の目的に沿って参加者範囲を決め、日程をある程度決めておき、事前に出欠のアンケートを取り参加人数を把握します。
より多くの参加者を集めるため、複数の日程を設定して、出欠を取るのも有効です。
・会場の選定・予約
･･･日程、参加人数に合わせて、会場を選定して予約をします。
広すぎず狭すぎず、適切な広さの会場を選びます。
・参加者確認と案内
･･･案内文（出欠確認含む）を早めに提出して、出欠の確定をします。
・会の流れを決める
･･･開会、乾杯、挨拶、歓談、締めなどの流れをあらかじめ決めておくと良いです。
・司会、挨拶依頼
･･･司会を幹事以外に頼む場合や、上司や代表者に挨拶を頼む場合は、事前に依頼します。
（当日の運営のポイント）
・早めに到着、会場確認
･･･早めに会場に到着し、会場との打ち合わせや確認を行います。
司会を依頼している場合は、進行スケジュールの確認をします。
・受付、案内
･･･参加者の名簿を用意して、受付と案内をスムーズに行います。
・司会進行
･･･幹事が司会を行う場合は、タイムスケジュールに沿って、メリハリのある進行をします。
・写真撮影、余興
･･･必要に応じて記念写真や余興で盛り上げましょう。
（事後対応のポイント）
・清算
･･･会場へ費用精査をします。
・参加者へのお礼
･･･挨拶をしてくれた人や参加してくれた人へ感謝の気持ちを伝えます。
・忘れ物確認
･･･会場に忘れ物が無いか確認して、忘れ物があれば保管するか持ち主に連絡します。
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職場での宴会を成功させるための、重要ポイントは？
職場での宴会を成功させるには、目的に合った企画内容と、幹事の心配りが重要です。
参加者全員が参加して良かったと、気持ちよく過ごせる時間を提供しましょう。
（参加者の意向を尊重）
・日程調整と会場
･･･できるだけ多くが参加できる日程と、目的に沿った雰囲気の会場を設定します。
大部屋や個室などの有無も確認します。
・食事への配慮
･･･参加者の中にアレルギーや食事制限のある参加者がいれば、事前に確認して対応します。
会場に飲食が可能な料理を用意できるかも確認しましょう。
（宴会進行）
・雰囲気作り
･･･時間管理と雰囲気作りが重要です。
参加者の傾向を把握し、形式ばらず自然体に進行するようにし、必要に応じてゲームやビンゴなど軽い企画を行うことも検討しましょう。
・周りに気を配る
･･･一部の人だけが盛り上がる雰囲気は避けるようにし、飲めない人や静かに過ごしたい人への気配りも欠かさないようにします。
話しやすい雰囲気や声を掛けて、孤立するような人を無くするのも幹事の役割の一つです。
・幹事も楽しむ
･･･幹事自身も楽しむ姿勢を見せることで、場も明るくしましょう。
ただし、無理に盛り上げようとか、やりすぎて回りを白けさせないに、気を付けましょう。
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まとめ
親睦を深める宴会にも色々ありますが、それぞれ目的が違うことがご理解できたと思います。
幹事になった場合には、目的に沿った内容をしっかり考えて、参加者全員が楽しめる宴会にするよう頑張りましょう。
